Μπορώ να λάβω ενημέρωση αν ένας πελάτης μου δεν έλαβε το email ειδοποίησης;

Created by Diana Ioana Nistor, Modified on Thu, 24 Jul at 4:55 PM by Charalampos Giamalis

Στο portal παρόχου παρέχεται η δυνατότητα ενημέρωσης των χρηστών σε περιπτώσεις που ένα email δεν παραδίδεται επιτυχώς στον αντισυμβαλλόμενο.

Σε περίπτωση αποτυχίας αποστολής ειδοποίησης μέσω email (π.χ. για την αποστολή ενός παραστατικού), το σύστημα αποστέλλει ενημερωτικό email στη διεύθυνση επικοινωνίας της εταιρείας. Το email αυτό παρέχει πληροφορίες σχετικά με:

Τη διεύθυνση email στην οποία έγινε η προσπάθεια αποστολής.
Τον λόγο αποτυχίας, όπως αυτός καταγράφηκε από την υπηρεσία αποστολής email Sendgrid.

Η ενημέρωση αυτή έχει στόχο να προσφέρει έγκαιρη πληροφόρηση ώστε να εντοπίζονται και να επιλύονται άμεσα τυχόν προβλήματα επικοινωνίας με τους αντισυμβαλλόμενους.

Τα ενημερωτικά email αποστέλλονται αυτόματα όταν η διεύθυνση email του αντισυμβαλλόμενου είναι λανθασμένη, ανενεργή ή έχουν προκύψει τεχνικά ζητήματα (ορισμένες περιπτώσεις παρατίθενται παρακάτω).

Το σχετικό μήνυμα παραδίδεται στη διεύθυνση που έχετε καταχωρίσει στην πλατφόρμα, στο πεδίο "Email Επικοινωνίας Εταιρείας" που θα βρείτε στην ενότητα "Διαχείριση" / "Διαχείριση Εταιρείας".

Αν δεν επιθυμείτε να λαμβάνετε τα συγκεκριμένα ενημερωτικά μηνύματα, μπορείτε από την ίδια ενότητα να:

Αφαιρέσετε τη διεύθυνση.
Ή να τροποποιήσετε τη διεύθυνση ώστε τα ενημερωτικά email να αποστέλλονται σε εναλλακτικό λογαριασμό.

1η σημείωση: η συγκεκριμένη δυνατότητα είναι διαθέσιμη αποκλειστικά σε χρήστες με δικαιώματα διαχειριστή (Admin).

2η σημείωση η ειδοποίηση αφορά αποκλειστικά την αποτυχία αποστολής του ενημερωτικού email προς τον πελάτη και δεν επηρεάζει τη διαδικασία διαβίβασης του παραστατικού στην ΑΑΔΕ. Η διαβίβαση προς την ΑΑΔΕ πραγματοποιείται κανονικά, ανεξάρτητα από την επιτυχή ή μη αποστολή του ειδοποίητικού email.

Σε περίπτωση αποτυχημένης αποστολής, η διεύθυνση email του παραλήπτη προστίθεται αυτόματα στη blacklist του Sendgrid, προκειμένου να αποφευχθούν επαναλαμβανόμενες αποτυχημένες προσπάθειες στο μέλλον.

Εφόσον επιθυμείτε την αφαίρεση συγκεκριμένης διεύθυνσης email από τη λίστα αποκλεισμένων παραληπτών (blacklist), παρακαλούμε όπως καταχωρείτε σχετικό αίτημα στην πλατφόρμα Support, ώστε να πραγματοποιηθεί ο απαραίτητος τεχνικός έλεγχος και, εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις, να προχωρήσουμε στη διαγραφή της από τη λίστα.

Σημειώνεται ότι, σε περιπτώσεις όπου η αιτία της απόρριψης εντοπίζεται στην πλευρά του παραλήπτη (π.χ. εσφαλμένη διεύθυνση, φραγή, μη διαθέσιμος mail server), ακόμα και αν η διεύθυνση αφαιρεθεί από τη blacklist, ενδέχεται να επανεισαχθεί αυτόματα σε νέα αποτυχημένη προσπάθεια αποστολής. Στην προκειμένη περίπτωση, θα αφαιρεθεί εκ νέου από την λίστα blacklist το email , ωστόσο θα πρέπει να γίνει έλεγχος και από την μεριά του τελικού παραλήπτη.

Για λόγους καλύτερης κατανόησης, οι βασικές κατηγορίες που μπορεί να οδηγήσουν στην ένταξη μιας διεύθυνσης email στη blacklist του Sendgrid περιλαμβάνουν (ενδεικτικά):

Bounces (Σφάλματα επιστροφής): Η αποστολή απέτυχε λόγω τεχνικού ζητήματος με τον mail server του παραλήπτη (π.χ. ανύπαρκτο email, πλήρες γραμματοκιβώτιο).
Spam Reports: Ο παραλήπτης ανέφερε το email ως ανεπιθύμητο (spam).
Invalid Email Addresses: Η διεύθυνση email είναι συντακτικά ή δομικά λανθασμένη.
Blocked Addresses: Η αποστολή απορρίφθηκε από τον παραλήπτη ή τον πάροχο του (π.χ. λόγω πολιτικών ασφαλείας).
Unsubscribes: Ο παραλήπτης έχει επιλέξει να μην λαμβάνει πλέον emails.
Deferred: Το email δεν παραδόθηκε προσωρινά. Ο παραλήπτης δεν το έχει λάβει ακόμη, αλλά θα γίνει επαναπροσπάθεια αποστολής για έως και 72 ώρες. Αν αποτύχει, καταγράφεται ως block.